เมื่อไหร่ควรจ้างบริษัท รปภ.? 6 ปัญหาความปลอดภัยที่ไม่ควรมองข้าม

เมื่อไหร่ควรจ้างบริษัท รปภ. ควรพิจารณาเมื่อองค์กรเริ่มพบทรัพย์สินสูญหาย คนเข้า-ออกโดยไม่มีระบบ พื้นที่เสี่ยงไม่มีผู้ตรวจตรา เกิดเหตุผิดปกติในช่วงกลางคืน หรือระบบ รปภ. เดิมมีปัญหาซ้ำ เพราะสัญญาณเหล่านี้อาจสะท้อนว่ามาตรการรักษาความปลอดภัยที่ใช้อยู่ยังไม่ครอบคลุมความเสี่ยงของพื้นที่

โรงงาน อาคารสำนักงาน คลังสินค้า คอนโด หมู่บ้าน หรือสถานประกอบการแต่ละประเภทมีความเสี่ยงแตกต่างกัน การมีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยจึงไม่ควรเริ่มจากคำถามว่า “ต้องใช้กี่คน” แต่ควรเริ่มจากการตรวจว่าพื้นที่กำลังมีช่องโหว่ตรงไหน และบุคลากรสามารถช่วยควบคุมความเสี่ยงส่วนใดได้บ้าง

สำหรับองค์กรที่ต้องการผู้ให้บริการภายนอก บริษัท รปภ. Number1 Security Guard เป็นหนึ่งในทางเลือกสำหรับการจัดเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยตามลักษณะพื้นที่และขอบเขตงานที่กำหนด

6 สัญญาณที่บอกว่าอาจถึงเวลาจ้างบริษัท รปภ.

ไม่จำเป็นต้องรอให้เกิดเหตุร้ายแรงก่อนจึงเริ่มวางระบบรักษาความปลอดภัย หลายเหตุการณ์มักมีสัญญาณเตือนให้เห็นก่อน หากปัญหาเกิดซ้ำหรือเริ่มกระทบการทำงานขององค์กร ควรประเมินว่าระบบที่ใช้อยู่ยังเพียงพอหรือไม่

1. ทรัพย์สินหรืออุปกรณ์เริ่มสูญหาย

เครื่องมือ วัตถุดิบ อุปกรณ์ สินค้า หรือทรัพย์สินภายในองค์กรที่สูญหาย แม้จะมีมูลค่าไม่สูงในแต่ละครั้ง ก็อาจเป็นสัญญาณว่าระบบควบคุมพื้นที่ยังมีช่องว่าง

สิ่งที่ควรตรวจคือ เมื่อเกิดเหตุแล้วสามารถตอบได้หรือไม่ว่า

• ทรัพย์สินหายช่วงเวลาใด
• ใครอยู่ในบริเวณดังกล่าว
• มีการนำทรัพย์สินออกผ่านทางใด
• มีข้อมูลบุคคลหรือรถเข้า-ออกหรือไม่
• พื้นที่นั้นอยู่ในรอบตรวจหรือมีกล้องครอบคลุมหรือไม่

รปภ. สามารถช่วยควบคุมจุดเข้า-ออก เดินตรวจตามรอบ และจัดทำบันทึกเหตุการณ์ตามขอบเขตงานที่ได้รับมอบหมาย ทำให้องค์กรมีข้อมูลสำหรับตรวจสอบความผิดปกติมากขึ้น

อย่างไรก็ตาม การมีเจ้าหน้าที่ไม่ได้รับประกันว่าทรัพย์สินจะไม่สูญหาย ระบบที่เหมาะสมควรทำงานร่วมกับ CCTV, Access Control การควบคุมกุญแจ และระเบียบการนำทรัพย์สินออกจากพื้นที่

2. บุคคลเข้า-ออกพื้นที่โดยไม่มีระบบตรวจสอบ

หากองค์กรมีพนักงาน ผู้รับเหมา ลูกค้า คนส่งสินค้า หรือบุคคลภายนอกเข้า-ออกจำนวนมาก แต่ไม่มีขั้นตอนตรวจสอบที่ชัดเจน ความเสี่ยงจะไม่ได้เกิดจากจำนวนคนเพียงอย่างเดียว แต่เกิดจากการไม่สามารถระบุได้ว่าใครกำลังอยู่ในพื้นที่

สัญญาณที่ควรให้ความสำคัญ ได้แก่

• บุคคลภายนอกเข้าพื้นที่โดยไม่ลงทะเบียน
• ไม่มีการแลกบัตรหรือตรวจข้อมูลผู้มาติดต่อ
• รถเข้า-ออกโดยไม่มีการบันทึก
• บุคคลเข้าถึงพื้นที่ควบคุมได้ง่าย
• เกิดเหตุแล้วไม่สามารถตรวจข้อมูลย้อนหลังได้

พนักงานรักษาความปลอดภัยสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนที่องค์กรกำหนด เช่น ตรวจบัตร บันทึกผู้มาติดต่อ ประสานเจ้าของพื้นที่ และควบคุมรถผ่านจุดเข้า-ออก ช่วยให้การเข้าพื้นที่มีผู้รับผิดชอบชัดเจนขึ้น

3. มีจุดอับหรือพื้นที่เสี่ยงที่ไม่มีคนตรวจตรา

แม้องค์กรจะติดตั้งกล้องวงจรปิด แต่บางพื้นที่ยังจำเป็นต้องมีการตรวจสอบหน้างาน เช่น หลังอาคาร แนวรั้ว คลังสินค้า ลานจอดรถ ทางหนีไฟ หรือพื้นที่ที่ไม่ได้ใช้งานตลอดเวลา

กล้องช่วยบันทึกภาพ แต่ไม่สามารถเข้าไปตรวจประตูที่เปิดผิดปกติ ตรวจแนวรั้ว หรือประเมินสิ่งผิดปกติทางกายภาพได้ด้วยตัวเอง

การกำหนดรอบเดินตรวจจึงช่วยเพิ่มอีกหนึ่งชั้นของการเฝ้าระวัง โดยเจ้าหน้าที่สามารถตรวจพื้นที่ตามจุดและช่วงเวลาที่กำหนด พร้อมรายงานสิ่งผิดปกติตามขั้นตอน

เมื่อต้องพิจารณาผู้ให้บริการ ควรดูว่ามีระบบกำหนดจุดตรวจ การติดตามการปฏิบัติงาน และผู้ควบคุมหน่วยหรือไม่ โดย มาตรฐานการให้บริการรักษาความปลอดภัย สามารถใช้ประกอบการประเมินรูปแบบการให้บริการได้

4. เกิดเหตุผิดปกติในช่วงกลางคืนหรือวันหยุด

กลางคืน วันหยุด หรือช่วงที่องค์กรมีพนักงานอยู่ในพื้นที่น้อย อาจทำให้การพบเหตุใช้เวลานานขึ้นหากไม่มีผู้ตรวจตราประจำ

เหตุที่ต้องเฝ้าระวังไม่ได้มีเฉพาะโจรกรรม แต่รวมถึง

• ประตูหรือรั้วเปิดผิดปกติ
• มีบุคคลหรือรถต้องสงสัย
• พบควันหรือกลิ่นไหม้
• น้ำรั่วหรือเกิดความผิดปกติบริเวณอาคาร
• มีเหตุทะเลาะวิวาท
• มีบุคคลเข้าไปในพื้นที่ที่ไม่ควรเข้าถึง

บทบาทของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยคือการสังเกต แจ้งเหตุ และประสานผู้รับผิดชอบตามแผนของสถานที่ ไม่ใช่ทำหน้าที่แทนตำรวจ เจ้าหน้าที่ดับเพลิง หรือทีมฉุกเฉิน

การเตรียมความพร้อมของบุคลากรจึงสำคัญ องค์กรควรตรวจดู การฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ รปภ. ควบคู่กับการกำหนดหน้าที่เฉพาะของแต่ละหน่วยงาน

5. รปภ. เดิมมีปัญหาซ้ำและไม่ได้รับการแก้ไข

สำหรับองค์กรที่มี รปภ. อยู่แล้ว คำถามเรื่อง เมื่อไหร่ควรจ้างบริษัท รปภ. อาจหมายถึงเมื่อใดควรเปลี่ยนจากระบบเดิมไปใช้ผู้ให้บริการที่สามารถบริหารงานได้เหมาะสมกว่า

สัญญาณที่ควรนำมาประเมิน เช่น

• เจ้าหน้าที่ไม่อยู่ประจำจุด
• ไม่เดินตรวจตามรอบ
• ไม่มีบันทึกการปฏิบัติงาน
• ขาดงานแล้วไม่มีคนทดแทน
• ไม่มีผู้ควบคุมหรือสายตรวจติดตาม
• ข้อร้องเรียนเกิดซ้ำ
• ไม่ทราบว่าต้องติดต่อผู้รับผิดชอบคนใดเมื่อเกิดปัญหา

อย่างไรก็ตาม ไม่ควรตัดสินใจเปลี่ยนบริษัทจากความผิดพลาดเพียงครั้งเดียว ควรพิจารณาด้วยว่าผู้ให้บริการมีการรับเรื่อง แก้ปัญหา จัดกำลังทดแทน และติดตามผลหรือไม่

หากปัญหาเกิดซ้ำจนสะท้อนถึงระบบบริหารของผู้ให้บริการ องค์กรจึงค่อยพิจารณาเปรียบเทียบบริษัทใหม่ โดย มองหาบริษัท รปภ. ต้องพิจารณาอะไรบ้าง สามารถใช้เป็นข้อมูลประกอบการกำหนดเกณฑ์ได้

6. ธุรกิจขยายตัวจนระบบความปลอดภัยเดิมไม่เพียงพอ

บางองค์กรไม่ได้เริ่มมองหา รปภ. เพราะเกิดเหตุเสียหาย แต่เกิดจากธุรกิจเติบโตจนมาตรการเดิมไม่รองรับ

ตัวอย่างเช่น

• เปิดอาคารหรือคลังสินค้าเพิ่ม
• เพิ่มประตูทางเข้า-ออก
• มีพนักงานเพิ่มขึ้น
• มีรถขนส่งมากขึ้น
• ผู้รับเหมาเข้าพื้นที่บ่อยขึ้น
• เปลี่ยนเป็นการทำงานหลายกะ
• เพิ่มพื้นที่เก็บสินค้าหรือทรัพย์สินสำคัญ

เมื่อพื้นที่และกิจกรรมเปลี่ยนไป จำนวนจุดที่ต้องเฝ้าระวังและช่วงเวลาที่ต้องมีผู้ดูแลก็ควรถูกประเมินใหม่ ไม่ควรรอให้ระบบเดิมเกิดปัญหาก่อนจึงค่อยปรับ

บริษัท รปภ. ช่วยแก้ปัญหาความปลอดภัยส่วนใดได้บ้าง?

การใช้บริษัท รปภ. ไม่ได้หมายความว่าจะสามารถกำจัดความเสี่ยงทั้งหมดได้ แต่ช่วยให้องค์กรมีบุคลากรที่รับผิดชอบงานรักษาความปลอดภัยตามจุดและเวลาที่กำหนด

ขอบเขตที่เจ้าหน้าที่อาจช่วยได้ เช่น

• ตรวจสอบบุคคลเข้า-ออก
• บันทึกผู้มาติดต่อ
• ตรวจสอบรถตามระเบียบของสถานที่
• เดินตรวจพื้นที่
• เฝ้าระวังทรัพย์สิน
• สังเกตและรายงานเหตุผิดปกติ
• สนับสนุนการจัดระเบียบการจราจร
• ประสานผู้รับผิดชอบเมื่อเกิดเหตุ
• จัดทำรายงานการปฏิบัติงาน

หน้าที่เหล่านี้ควรระบุให้ชัดตามความต้องการของแต่ละองค์กร เพราะโรงงาน คอนโด อาคารสำนักงาน และคลังสินค้ามีความเสี่ยงและรูปแบบการใช้งานพื้นที่ต่างกัน

การจ้างเจ้าหน้าที่จำนวนมากจึงไม่ได้หมายความว่าระบบจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเสมอ หากไม่มีการกำหนดจุดตรวจ หน้าที่ รอบเวลา และผู้ควบคุมอย่างเหมาะสม

มี CCTV แล้ว ยังจำเป็นต้องจ้าง รปภ. หรือไม่?

CCTV และ รปภ. ทำหน้าที่แตกต่างกัน จึงไม่ควรมองว่าอย่างใดอย่างหนึ่งสามารถทดแทนกันได้ทุกกรณี

กล้องวงจรปิดเหมาะสำหรับการติดตามภาพและตรวจสอบเหตุย้อนหลัง ส่วนเจ้าหน้าที่สามารถตรวจเอกสาร สอบถามผู้มาติดต่อ เดินไปตรวจพื้นที่จริง ควบคุมรถ หรือประสานบุคคลเมื่อพบสิ่งผิดปกติ

องค์กรจึงควรประเมินระบบรักษาความปลอดภัยในภาพรวม ซึ่งอาจประกอบด้วย

• CCTV
• Access Control
• ระบบแจ้งเตือน
• ไฟส่องสว่าง
• รั้วและประตู
• ระเบียบการเข้า-ออก
• เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย

ไม่ใช่ทุกสถานที่จำเป็นต้องใช้ทุกองค์ประกอบ แต่ควรเลือกจากลักษณะความเสี่ยงและสิ่งที่ต้องการควบคุม

เมื่อพบปัญหาความปลอดภัย ควรเริ่มประเมินจากตรงไหน?

ก่อนตัดสินใจเพิ่มจำนวนเจ้าหน้าที่หรือเปลี่ยนบริษัท ควรระบุปัญหาให้ชัดก่อน เพราะปัญหาแต่ละประเภทต้องใช้วิธีแก้ต่างกัน

1. ระบุจุดที่เกิดปัญหา

ตรวจว่าปัญหาเกิดบริเวณทางเข้า คลังสินค้า ลานจอดรถ แนวรั้ว หรือพื้นที่ภายในอาคาร เพื่อให้รู้ว่าต้องเพิ่มมาตรการตรงจุดใด

2. ตรวจช่วงเวลาที่มีความเสี่ยง

บางสถานที่อาจมีปัญหาเฉพาะกลางคืน ขณะที่บางแห่งมีความเสี่ยงมากช่วงรับส่งสินค้า การรู้ช่วงเวลาช่วยให้จัดกำลังได้เหมาะสมกว่าใช้เจ้าหน้าที่เท่ากันตลอดวัน

3. ตรวจระบบที่มีอยู่แล้ว

ประเมิน CCTV, Access Control, รั้ว ประตู ระบบบันทึกผู้มาติดต่อ และรอบตรวจ เพื่อดูว่าปัญหาเกิดจากเทคโนโลยี บุคลากร หรือขั้นตอนที่ยังไม่ครบ

4. กำหนดว่าต้องการให้ รปภ. ทำอะไร

ควรระบุหน้าที่ก่อนกำหนดจำนวนคน เช่น ต้องควบคุมประตู เดินตรวจ คุมรถ หรือเฝ้าพื้นที่เฉพาะ เพื่อให้ผู้ให้บริการสามารถจัดกำลังตามงานจริง

5. หากต้องใช้บริษัทภายนอก ค่อยเปรียบเทียบผู้ให้บริการ

เมื่อรู้แล้วว่าต้องแก้ปัญหาอะไร ขั้นต่อไปจึงเป็นการดูใบอนุญาต บุคลากร ระบบฝึกอบรม การควบคุมหน่วย กำลังทดแทน และขอบเขตสัญญา

ในขั้นตอนนี้สามารถใช้ 5 เทคนิคเลือกบริษัท รปภ. สำหรับคอนโดและโรงงาน เพื่อประเมินผู้ให้บริการต่อ โดยไม่จำเป็นต้องตัดสินจากราคาหรือจำนวนเจ้าหน้าที่เพียงอย่างเดียว

สรุป เมื่อไหร่ควรจ้างบริษัท รปภ.?

เมื่อไหร่ควรจ้างบริษัท รปภ. ควรพิจารณาเมื่อองค์กรเริ่มมีปัญหาที่ระบบเดิมควบคุมได้ไม่เพียงพอ เช่น ของสูญหาย คนเข้า-ออกไม่มีระบบ พื้นที่เสี่ยงไม่มีผู้ตรวจตรา เกิดเหตุช่วงกลางคืน รปภ. เดิมมีปัญหาซ้ำ หรือธุรกิจขยายจนมาตรการเดิมไม่รองรับ

การจ้าง รปภ. ควรเป็นส่วนหนึ่งของระบบรักษาความปลอดภัยโดยรวม ไม่ใช่มาตรการเดียว เจ้าหน้าที่ควรทำงานร่วมกับกล้องวงจรปิด ระบบควบคุมการเข้า-ออก ระเบียบภายใน และแผนรับมือเหตุขององค์กร

หากประเมินแล้วว่าพื้นที่จำเป็นต้องมีบุคลากรดูแลเพิ่มเติม สามารถตรวจสอบ ผลงานการให้บริการรักษาความปลอดภัย เพื่อดูประสบการณ์ของผู้ให้บริการ และหากต้องการประเมินจำนวนเจ้าหน้าที่ จุดปฏิบัติงาน หรือรูปแบบ บริการ รปภ. ที่เหมาะกับสถานที่ สามารถ ติดต่อ Number1 Security Guard เพื่อสอบถามรายละเอียดเบื้องต้นได้