ทำไมองค์กรจึงเลือกใช้ บริษัท รักษา ความ ปลอดภัย ที่มีระบบบริหารงานมืออาชีพ
การเลือก บริษัท รักษา ความ ปลอดภัย ไม่ควรพิจารณาเพียงจำนวนพนักงาน ราคาให้บริการ หรือภาพลักษณ์ของเครื่องแบบเท่านั้น สิ่งที่องค์กรควรตรวจสอบคือบริษัทสามารถวางแผน ควบคุม และติดตามการปฏิบัติงานของพนักงานรักษาความปลอดภัยได้อย่างเป็นระบบหรือไม่ เพราะประสิทธิภาพของงานรักษาความปลอดภัยขึ้นอยู่กับทั้งบุคลากร แผนปฏิบัติงาน การประสานงาน และการตรวจสอบคุณภาพอย่างต่อเนื่อง
นัมเบอร์วัน ซีเคียวริตี้ เซอร์วิส ให้ความสำคัญกับการบริหารงานที่มีขั้นตอนชัดเจน ตั้งแต่การสำรวจพื้นที่ก่อนเริ่มให้บริการ การกำหนดหน้าที่ประจำจุด การจัดทำแผนเผชิญเหตุ การควบคุมการปฏิบัติงาน ไปจนถึงการสรุปผลและปรับปรุงแผนให้สอดคล้องกับความเสี่ยงของแต่ละสถานที่
ระบบบริหารงานที่ชัดเจนคือพื้นฐานของ บริษัท รักษา ความ ปลอดภัย
หัวใจสำคัญของ บริษัท รักษา ความ ปลอดภัย มืออาชีพคือการกำหนดโครงสร้างการทำงานให้ทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน พนักงานประจำจุด หัวหน้าชุด สายตรวจ และผู้ประสานงานต้องทราบขอบเขตหน้าที่ของตนเอง รวมถึงรู้ว่าควรรายงานข้อมูลให้ใครเมื่อพบเหตุผิดปกติ
ระบบบริหารงานที่ดีควรครอบคลุมองค์ประกอบสำคัญ เช่น
- กำหนดขอบเขตหน้าที่ของพนักงานแต่ละจุดอย่างชัดเจน
- ระบุขั้นตอนรายงานเหตุและผู้มีอำนาจตัดสินใจ
- จัดทำช่องทางติดต่อระหว่างพนักงาน ผู้ควบคุมงาน และผู้ว่าจ้าง
- บันทึกเหตุการณ์และส่งต่อข้อมูลอย่างเป็นระบบ
- ทบทวนปัญหาหลังเกิดเหตุเพื่อนำไปปรับปรุงแผนงาน
เมื่อพนักงานทุกคนเข้าใจหน้าที่และลำดับการรายงาน จะช่วยลดความสับสนในสถานการณ์เร่งด่วน และทำให้ผู้เกี่ยวข้องสามารถตอบสนองต่อเหตุการณ์ได้ตรงตามแผนที่กำหนดไว้
สำรวจพื้นที่และประเมินความเสี่ยงก่อนเริ่มให้บริการ
สถานที่แต่ละประเภทมีความเสี่ยงแตกต่างกัน โรงงานอาจต้องให้ความสำคัญกับการควบคุมรถขนส่งและพื้นที่ผลิต ขณะที่อาคารสำนักงานอาจเน้นการแลกบัตร การตรวจบุคคลภายนอก และการดูแลพื้นที่ส่วนกลาง ส่วนโครงการที่อยู่อาศัยต้องคำนึงถึงการเข้าออกของลูกบ้าน ผู้มาติดต่อ และผู้ให้บริการจากภายนอก
ก่อนเริ่มงาน บริษัทรักษาความปลอดภัย จึงควรสำรวจพื้นที่จริงเพื่อเก็บข้อมูลสำคัญ ได้แก่
- ทางเข้าและทางออกของพื้นที่
- จุดอับสายตาและบริเวณที่มีความเสี่ยง
- เส้นทางการเดินตรวจ
- พื้นที่จัดเก็บทรัพย์สินหรือข้อมูลสำคัญ
- ช่วงเวลาที่มีบุคคลหรือยานพาหนะเข้าออกหนาแน่น
- ระบบกล้องวงจรปิด สัญญาณเตือน และอุปกรณ์สื่อสาร
- เส้นทางอพยพและจุดรวมพลเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน
ข้อมูลจากการสำรวจจะถูกนำมาใช้กำหนดจำนวนพนักงาน จุดประจำการ รอบการเดินตรวจ และขั้นตอนรับมือเหตุการณ์ให้เหมาะกับลักษณะของพื้นที่ ไม่ใช่นำรูปแบบเดียวไปใช้กับทุกโครงการ
กำหนดหน้าที่ประจำจุดและแผนปฏิบัติงานให้ตรวจสอบได้
พนักงานรักษาความปลอดภัยไม่ควรได้รับเพียงคำสั่งกว้าง ๆ ว่าให้เฝ้าพื้นที่ แต่ควรมีรายละเอียดหน้าที่ประจำจุดที่สามารถปฏิบัติตามและตรวจสอบได้
ตัวอย่างหน้าที่ที่ควรกำหนดให้ชัดเจน ได้แก่
- วิธีตรวจสอบบุคคลและยานพาหนะเข้าออก
- ขั้นตอนแลกบัตรและบันทึกข้อมูลผู้มาติดต่อ
- วิธีตรวจรับหรือปล่อยรถขนส่งสินค้า
- รอบเวลาและเส้นทางการเดินตรวจ
- วิธีดูแลกุญแจ บัตรผ่าน หรืออุปกรณ์ส่วนกลาง
- ขั้นตอนจัดการทรัพย์สินสูญหาย
- วิธีปฏิบัติเมื่อพบสิ่งผิดปกติหรือวัตถุต้องสงสัย
- ช่องทางแจ้งเหตุให้ผู้รับผิดชอบของผู้ว่าจ้างทราบ
การกำหนดรายละเอียดเหล่านี้ช่วยให้พนักงานทำงานตามมาตรฐานเดียวกัน แม้มีการเปลี่ยนกะหรือเปลี่ยนผู้ปฏิบัติงาน และช่วยให้ผู้ว่าจ้างตรวจสอบได้ว่าการทำงานสอดคล้องกับข้อตกลงหรือไม่
ควบคุมคุณภาพด้วยหัวหน้างานและระบบสายตรวจ
แม้จะมีแผนงานที่ดี แต่หากไม่มีการตรวจสอบระหว่างปฏิบัติงาน มาตรฐานก็อาจลดลงตามเวลา บริษัท รักษา ความ ปลอดภัย จึงควรมีระบบควบคุมงานที่ไม่ได้พึ่งพาการตรวจจากผู้ว่าจ้างเพียงฝ่ายเดียว
การควบคุมคุณภาพอาจประกอบด้วย
การชี้แจงงานก่อนเข้ากะ
พนักงานควรได้รับข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ในกะก่อนหน้า บุคคลหรือยานพาหนะที่ต้องเฝ้าระวัง งานพิเศษประจำวัน และความเปลี่ยนแปลงภายในพื้นที่ เพื่อให้สามารถรับช่วงงานได้อย่างต่อเนื่อง
การตรวจความพร้อมของพนักงาน
หัวหน้างานควรตรวจเครื่องแต่งกาย อุปกรณ์สื่อสาร สมุดบันทึก และความเข้าใจในหน้าที่ก่อนเริ่มปฏิบัติงาน รวมถึงตรวจสอบว่าพนักงานอยู่ในสภาพพร้อมทำงาน
การตรวจเยี่ยมโดยสายตรวจ
สายตรวจควรเข้าตรวจจุดปฏิบัติงานตามรอบหรือสุ่มตรวจในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน โดยตรวจทั้งการอยู่ประจำจุด ความถูกต้องของเอกสาร ความเข้าใจแผนเผชิญเหตุ และผลการเดินตรวจพื้นที่
การบันทึกผลการปฏิบัติงาน
ข้อมูลจากสมุดรายงาน ระบบบันทึกการเดินตรวจ หรือ Digital Guard Tour สามารถนำมาใช้ตรวจสอบว่าพนักงานเดินตรวจครบตามจุดและเวลาที่กำหนดหรือไม่ รวมถึงช่วยติดตามเหตุการณ์ย้อนหลังเมื่อพบปัญหา
ระบบควบคุมที่ต่อเนื่องช่วยลดปัญหาการละทิ้งจุด การบันทึกข้อมูลไม่ครบ หรือการไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนที่ตกลงกับผู้ว่าจ้าง
คัดเลือกและฝึกอบรมพนักงานให้เหมาะกับพื้นที่
คุณภาพของงานรักษาความปลอดภัยเริ่มต้นจากการคัดเลือกบุคลากร บริษัทควรตรวจสอบเอกสาร ประวัติ และคุณสมบัติตามขั้นตอนที่กฎหมายและนโยบายของบริษัทกำหนด พร้อมพิจารณาความเหมาะสมกับลักษณะงานแต่ละประเภท
พนักงานที่ปฏิบัติงานในโรงงาน อาคารสำนักงาน โรงพยาบาล หรือโครงการที่อยู่อาศัยอาจต้องใช้ทักษะแตกต่างกัน การจัดพนักงานจึงไม่ควรพิจารณาเพียงกำลังคนที่มีอยู่ แต่ควรดูทั้งบุคลิกภาพ การสื่อสาร ความละเอียดรอบคอบ และความสามารถในการปฏิบัติตามขั้นตอน
ก่อนลงพื้นที่ พนักงานควรได้รับการอบรมเกี่ยวกับ
- หน้าที่และความรับผิดชอบของพนักงานรักษาความปลอดภัย
- การตรวจบุคคลและยานพาหนะ
- การสังเกตและรายงานเหตุผิดปกติ
- การสื่อสารกับผู้มาติดต่อและผู้ใช้อาคาร
- การควบคุมสถานการณ์โดยไม่ใช้ความรุนแรงเกินความจำเป็น
- การปฐมพยาบาลและการแจ้งเหตุฉุกเฉิน
- การอพยพเมื่อเกิดเพลิงไหม้
- การเก็บรักษาข้อมูลและทรัพย์สินของผู้ว่าจ้าง
- กฎเฉพาะของสถานที่ปฏิบัติงาน
นอกจากนี้ควรมีการทบทวนความรู้และซักซ้อมแผนเป็นระยะ เพื่อให้พนักงานไม่เพียงจำขั้นตอนได้ แต่สามารถนำไปใช้เมื่อเกิดเหตุจริง
แผนรักษาความปลอดภัยเชิงป้องกันช่วยลดความเสี่ยงก่อนเกิดเหตุ
งานรักษาความปลอดภัยที่มีประสิทธิภาพไม่ใช่เพียงการตอบสนองหลังเกิดเหตุ แต่ต้องพยายามลดโอกาสเกิดเหตุผ่านการตรวจสอบและเฝ้าระวังอย่างเหมาะสม
แนวทางป้องกันเชิงรุกสามารถทำได้หลายรูปแบบ เช่น
- ปรับรอบการเดินตรวจไม่ให้คาดเดาได้ง่าย
- เพิ่มการตรวจในช่วงเวลาหรือพื้นที่ที่มีความเสี่ยงสูง
- บันทึกบุคคลหรือยานพาหนะที่มีพฤติกรรมผิดปกติ
- ตรวจสอบประตู รั้ว ไฟส่องสว่าง และจุดอับเป็นประจำ
- ทบทวนเหตุการณ์ที่เคยเกิดขึ้นภายในพื้นที่
- แจ้งเตือนพนักงานเมื่อพบรูปแบบความเสี่ยงใหม่
- ประสานผู้เกี่ยวข้องให้แก้ไขจุดบกพร่องก่อนเกิดความเสียหาย
ตัวอย่างเช่น หากพบว่าประตูบางจุดปิดไม่สนิท หรือกล้องวงจรปิดมีมุมที่ไม่ครอบคลุม พนักงานไม่ควรเพียงบันทึกไว้ในรายงาน แต่ต้องแจ้งผู้รับผิดชอบเพื่อพิจารณาแก้ไข พร้อมเพิ่มมาตรการเฝ้าระวังชั่วคราวจนกว่าปัญหาจะได้รับการจัดการ
แผนเผชิญเหตุช่วยให้พนักงานรับมือสถานการณ์อย่างเป็นขั้นตอน
เหตุการณ์ฉุกเฉินมักเกิดขึ้นโดยไม่สามารถกำหนดเวลาได้ การมีแผนเผชิญเหตุหรือ Standard Operating Procedures จึงช่วยให้พนักงานรู้ว่าควรทำอะไรเป็นลำดับแรก และควรส่งต่อข้อมูลให้ฝ่ายใด
แผนที่ควรจัดเตรียมตามความเสี่ยงของสถานที่อาจรวมถึง
- เหตุบุคคลภายนอกพยายามบุกรุก
- การทะเลาะวิวาท
- ทรัพย์สินสูญหายหรือถูกโจรกรรม
- เพลิงไหม้หรือกลุ่มควันผิดปกติ
- อุบัติเหตุภายในพื้นที่
- บุคคลเจ็บป่วยหรือหมดสติ
- วัตถุต้องสงสัย
- ระบบไฟฟ้าหรือระบบควบคุมการเข้าออกขัดข้อง
- ภัยธรรมชาติหรือเหตุที่ต้องอพยพ
แต่ละแผนควรระบุขอบเขตหน้าที่ของพนักงาน จุดติดต่อภายใน หมายเลขฉุกเฉิน วิธีรักษาพื้นที่เกิดเหตุ และข้อมูลที่ต้องบันทึก โดยพนักงานต้องเข้าใจว่าหน้าที่หลักคือควบคุมพื้นที่ แจ้งเตือน ประสานงาน และช่วยลดความเสียหายภายใต้ขอบเขตอำนาจที่เหมาะสม
ใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการทำงานและการตรวจสอบ
เทคโนโลยีไม่สามารถทดแทนพนักงานรักษาความปลอดภัยได้ทั้งหมด แต่สามารถช่วยเพิ่มความแม่นยำและทำให้การทำงานตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายขึ้น
เครื่องมือที่อาจนำมาใช้ร่วมกับการปฏิบัติงาน ได้แก่
- วิทยุสื่อสารหรือระบบติดต่อภายใน
- ระบบกล้องวงจรปิด
- ระบบควบคุมประตูและบัตรผ่าน
- ระบบลงทะเบียนผู้มาติดต่อ
- ระบบบันทึกการเดินตรวจ
- รายงานเหตุการณ์ในรูปแบบดิจิทัล
- ภาพถ่ายประกอบการรายงาน
- ระบบบันทึกเวลาการเข้าและออกปฏิบัติงาน
สิ่งสำคัญคือบริษัทต้องกำหนดว่าใครมีหน้าที่ตรวจสอบข้อมูล เมื่อพบความผิดปกติต้องรายงานอย่างไร และข้อมูลแต่ละประเภทควรเก็บรักษานานเท่าใด การมีระบบแต่ไม่มีผู้ติดตามข้อมูลอย่างต่อเนื่องอาจไม่ช่วยลดความเสี่ยงได้จริง
ประสานงานกับหน่วยงานภายนอกด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง
เมื่อเกิดเหตุที่เกินขอบเขตการจัดการของพนักงานรักษาความปลอดภัย จำเป็นต้องประสานตำรวจ หน่วยแพทย์ฉุกเฉิน เจ้าหน้าที่ดับเพลิง หรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ประสิทธิภาพในการประสานงานไม่ได้ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ส่วนบุคคล แต่ขึ้นอยู่กับการแจ้งข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้อง เช่น
- สถานที่เกิดเหตุและจุดเข้าถึงพื้นที่
- ลักษณะของเหตุการณ์
- จำนวนผู้เกี่ยวข้องหรือผู้ได้รับบาดเจ็บ
- รูปพรรณบุคคลหรือข้อมูลยานพาหนะ
- ทิศทางที่บุคคลหรือยานพาหนะเคลื่อนที่ไป
- ความเสี่ยงที่ยังคงอยู่ภายในพื้นที่
- ชื่อและหมายเลขติดต่อของผู้ประสานงาน
พนักงานควรได้รับการฝึกให้แจ้งข้อมูลอย่างกระชับ ไม่คาดเดาข้อเท็จจริง และเก็บรักษาพื้นที่หรือหลักฐานเท่าที่สามารถทำได้โดยไม่เพิ่มความเสี่ยงให้ตนเองและผู้อื่น
ประเมินผลและปรับปรุงงานจากข้อมูลจริง
ผู้ว่าจ้างควรสามารถตรวจสอบได้ว่าบริษัททำงานตามข้อตกลงหรือไม่ การประเมินผลจึงควรใช้ตัวชี้วัดที่ชัดเจน ไม่อาศัยเพียงความรู้สึกหรือการตรวจในบางช่วงเวลา
ตัวชี้วัดที่สามารถนำมาใช้ได้ เช่น
- ความครบถ้วนของกำลังพลในแต่ละกะ
- การตรงต่อเวลาและการส่งมอบงานระหว่างกะ
- จำนวนรอบการเดินตรวจที่ดำเนินการครบถ้วน
- ความถูกต้องของการบันทึกบุคคลและยานพาหนะ
- ระยะเวลาการรายงานหลังพบเหตุ
- จำนวนข้อร้องเรียนและวิธีแก้ไข
- ผลการสุ่มตรวจจากหัวหน้างานหรือสายตรวจ
- ความคืบหน้าของการแก้ไขจุดเสี่ยง
- ผลการทดสอบหรือซักซ้อมแผนฉุกเฉิน
นัมเบอร์วัน ซีเคียวริตี้ เซอร์วิส มุ่งนำข้อมูลจากการปฏิบัติงาน ข้อเสนอแนะของผู้ว่าจ้าง และผลการตรวจพื้นที่มาใช้ทบทวนแผนรักษาความปลอดภัย เพื่อให้การให้บริการสอดคล้องกับสภาพพื้นที่และความเสี่ยงที่อาจเปลี่ยนแปลงไป
เลือกบริษัทรักษาความปลอดภัยควรตรวจสอบอะไรบ้าง
ก่อนตัดสินใจว่าจ้าง องค์กรควรขอข้อมูลและพิจารณาระบบการทำงานจริงของผู้ให้บริการ โดยอาจใช้รายการตรวจสอบต่อไปนี้
- บริษัทสำรวจพื้นที่ก่อนเสนอแผนหรือไม่
- มีรายละเอียดหน้าที่ประจำจุดให้ตรวจสอบหรือไม่
- มีหัวหน้างานและสายตรวจควบคุมคุณภาพอย่างไร
- พนักงานผ่านการคัดเลือกและอบรมเรื่องใดบ้าง
- มีแผนรับมือเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่หรือไม่
- ผู้ว่าจ้างจะได้รับรายงานในรูปแบบใดและบ่อยเพียงใด
- มีระบบจัดหาพนักงานทดแทนเมื่อขาดงานหรือไม่
- มีช่องทางรับแจ้งปัญหาและผู้รับผิดชอบที่ชัดเจนหรือไม่
- บริษัทติดตามและแก้ไขข้อร้องเรียนอย่างไร
- สามารถปรับแผนเมื่อรูปแบบการใช้งานพื้นที่เปลี่ยนไปหรือไม่
คำตอบของคำถามเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ว่าจ้างเห็นความแตกต่างระหว่างบริษัทที่เพียงจัดส่งกำลังพล กับบริษัทที่สามารถบริหารงานรักษาความปลอดภัยอย่างเป็นระบบได้จริง
สรุป บริษัท รักษา ความ ปลอดภัย ที่ดีต้องบริหารงานได้อย่างตรวจสอบได้
เหตุผลที่องค์กรเลือกใช้ บริษัท รักษา ความ ปลอดภัย ไม่ควรยึดติดกับประวัติอาชีพของผู้บริหารหรือคำโฆษณาเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาจากระบบที่นำมาใช้ในการดูแลพื้นที่จริง ทั้งการประเมินความเสี่ยง การกำหนดหน้าที่ การฝึกอบรม การควบคุมคุณภาพ การรายงานเหตุ และการปรับปรุงแผนงานอย่างต่อเนื่อง
นัมเบอร์วัน ซีเคียวริตี้ เซอร์วิส ให้ความสำคัญกับการออกแบบบริการให้เหมาะกับลักษณะของแต่ละองค์กร เพื่อให้ผู้ว่าจ้างทราบว่าพนักงานต้องทำอะไร มีใครควบคุมงาน และสามารถตรวจสอบผลการปฏิบัติงานได้จากข้อมูลใด
สำหรับองค์กรที่กำลังประเมินผู้ให้บริการ ควรเริ่มจากการสำรวจความเสี่ยงของพื้นที่และกำหนดขอบเขตงานให้ชัดเจน ก่อนพิจารณาแผนรักษาความปลอดภัย จำนวนพนักงาน และรูปแบบการควบคุมงานที่เหมาะสมกับสถานที่